Un modelo sencillo para entender el comportamiento de una organización es visualizarla como el trabajo coordinado de dos componentes: uno formal (Estructura -Tareas) y otro social (Gente-Cultura).
Al igual que una computadora, una organización tiene un «equipo físico » (hardware) y un “programa» (Software). Nos referimos al software de la compañía como el «el software social», debido a que cualquier organización de dos o más seres humanos es un sistema social.
El hardware incluye cosas como la estructura organizacional, el diseño, las recompensas, compensaciones y sanciones; el diseño de los reportes financieros y su flujo y los sistemas de comunicación. También se incluye la distribución jerárquica del poder; cosas formales como la asignación de tareas y la aprobación del presupuesto.
El llamado software social incluye los valores, creencias y normas de comportamientos, las habilidades y conocimientos de los colaboradores, los comportamientos visibles. Al igual que el software en las computadoras, es lo que hace que el hardware corporativo cobre vida como un sistema en funcionamiento.
La estructura divide una organización en unidades diseñadas para desempeñar ciertos trabajos. El diseño de la estructura es importante, pero es el “software» lo que integra la organización en un todo unificado y sincronizado. La combinación de hardware y software crea las relaciones sociales, las normas de comportamiento, las relaciones de poder, los flujos de información y los flujos de decisiones. El balance y la coherencia entre estas dos dimensiones es determinante en el desempeño de una organización.
Los componentes claves del software social son las reuniones y presentaciones formales o informales, e incluso memorándums o intercambio de correos electrónicos, donde quiera que un diálogo tenga lugar. Estos mecanismos tienen un papel integrador ya que, en primer lugar, vinculan a los diferentes niveles de la organización y rompen la barrera entre las unidades, las funciones, la disciplina los procesos de trabajo y las jerarquías, así como entre la organización y el ambiente exterior.
En segundo término, permite difundir las ideas, conductas y formas de diálogo a través de toda la organización.
Las sesiones de revisión que reúnen a los líderes más importantes de la compañía son uno de los principales mecanismos de operación social de la organización.
Este sistema operativo social es de gran relevancia. Las organizaciones actuales son complejas, cada una de sus partes se encuentra en constante movimiento: las estructuras, las ideas, las decisiones, el personal todo cambia como respuesta al ambiente de negocios. El sistema operativo social es la constante. Proporciona un marco de referencia consistentemente necesario para crear formas de pensar, comportamientos y acciones comunes que le dan su carácter único a la organización.
